一個人的言談舉止可以體現出個人的氣質和特征，同樣商業書信的措辭行文以及格式往往會給客戶留下較深的印象。一封內容得體，行文流暢、格式工整、字體清潔美觀的商業信件定會給對方留下良好的印象，通過書信，同樣也能有助于樹立公司良好的形象。 英文商業書信的用語行文有一定的格式及要求，現通過實例概述如下。
1． 信頭 （Letterhead）
信頭通常印刷在信封的左上角或信箋的上方中央或左上角，或右上角。信頭包括公司名稱、地址、電話號碼、傳真號、郵政信箱或郵編。除此之外，有的還注上公司成立的年代，以示歷史悠久，信譽良好，有的還注上所經營的業務。
如：
K&J Toy Co. Ltd.
37 White Road,
Alpena, MI. 49707,
U.S.A.
Tel:
Fax:
or
Established 1896
K&J Toy Co. Ltd.
37 White Road,
Alpena, MI. 49707,
U.S.A.
Tel:
Fax:
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